APPLAUS 2016 - Auszeichnung der Programmplanung unabhängiger Spielstätten / Spielstättenprogrammpreis Rock, Pop, Jazz 2016

Aktualisierung am 24.03.2017

Häufig gestellte Fragen zum Endverwendungsnachweis und Nutzung der Preisgelder

Übersicht

 

  1. Allgemein u. a. Hinweise zu Form, Frist und Art des Endverwendungsnachweises, Projektzeitraum, Steuerbarkeit des Preisgeldes
  2. Der unverbindliche Kosten- und Finanzierungsplan u. a. Hinweise zu anrechenbaren Kosten, Auszahlungsterminen, Nutzung der Preisgelder
  3. Sachbericht u. a. Hinweise zu Art, Form, Inhalt
  4. Verwendungsnachweis (VN) - 1. Seite / Deckblatt Hinweise zum Ausfüllen
  5. Verwendungsnachweis - Kosten (Kostenbelegliste) u. a. Hinweise zum Ausfüllen des Formulars, zu beizulegenden Belegkopien, zu Mindesanforderungen von Belegen/Rechnungen
  6. Verwendungsnachweis - Finanzierung u. a. Hinweise zum Ausfüllen und zu Eigenmitteln

1. Allgemein

Ist die Abgabe des Endverwendungsnachweises (EVN) Pflicht?

Ja, ohne Abgabe des Endverwendungsnachweises können wir Ihre Förderung nicht abschließen. Auch können Sie dies den Teilnahmebedingungen und Selbstverpflichtungserklärung entnehmen.

 

 

Muss der Endverwendungsnachweis in der vorgegeben Art abgegeben werden?

Ja, der Endverwendungsnachweis muss in der vorgegebenen Form abgegeben werden. In Ausnahmefällen sind auch andere Formen möglich, jedoch müssen diese nachvollziehbar sein.

 

 

Wo finde ich die Vorlagen/Formulare für den Endverwendungsnachweis?

Je nach Kategorie, in der Sie Preisträger sind, gibt es leicht veränderte Formulare zum Endverwendungsnachweis. Diese finden Sie zum Download hier:

EVN - Kategorie I (Preisgeld 25.000 Euro)

EVN - Kategorie II (Preisgeld 15.000 Euro)

EVN - Kategorie III (Preisgeld 5.000 Euro)

 

 

Bis wann muss der Endverwendungsnachweis eingereicht werden?

Der Endverwendungsnachweis muss bis 31.12.2017 bei der Initiative eingegangen sein. Eine Abgabe nach jedem Monat oder Quartal ist nicht notwendig. Erst wenn Sie alle Gelder genutzt haben muss der Endverwendungsnachweis erstellt werden.

 

 

Wie kann der Endverwendungsnachweis eingereicht werden?

Sie können die Rechnungs- bzw. Belegkopien per Post, als Scan per E-Mail oder per Fax uns zukommen lassen.

Der unterschriebene tabellarische Nachweis inklusive Sachbericht muss per Fax oder per Post an uns gesandt werden.

E-Mail-Adresse: sppp(at)initiative-musik(dot)de

Fax: +49 (0)30 – 531 475 45 - 9

Post: Initiative Musik gGmbH, Friedrichstraße 122, 10117 Berlin

 

 

Ich habe Fragen zum Endverwendungsnachweis. An wen kann ich mich wenden?

Sollten Sie Fragen haben, können Sie sich an die Initiative Musik wenden. Dies kann telefonisch unter +49 (0)30 531 475 45 1 oder per E-Mail an sppp(at)initiative-musik(dot)de erfolgen.

 

 

Was ist der Projektzeitraum?

Der Projektzeitraum beginnt mit der Übergabe der Urkunde (24. Oktober 2016) und endet am 31. Dezember 2017.

 

 

Sind die Preisgelder (Förderung) steuerpflichtig?

Grundsätzlich sind jegliche Zuwendungen (Fördermittel) als Einnahmen zu erfassen, sie sind aber trotzdem umsatzsteuerfrei.

Diese Problematik  ist zwar in keinem Gesetzestext direkt festgehalten, allerdings gibt es im Kommentar zur Bundeshaushaltsordnung (BHO) in der Erläuterung zum §44, der sich mit Zuwendungen befasst, einen Abschnitt zur Umsatzsteuerfreiheit von Zuwendungen (Nr. 35).

Kurz zusammengefasst besagt dieser, dass für Zuwendungen in der Regel keine Umsatzsteuer gezahlt wird. Nur in Ausnahmefällen unterliegen Fördermittelzahlungen der Umsatzsteuer, was dann aber durch zusätzliche Auflagen oder Bedingungen geregelt wird. Das ist beim Spielstättenprogrammpreis aber nicht gegeben.

Einkommensteuer muss ebenfalls keine entrichtet werden. Diese Info findet sich im EStG §3 / Nr. 11 („steuerfreie Einnahmen“).

Wenn also die Preisgelder (Fördermittel) zwar als Einnahmen erfasst, dabei aber als „Bundeszuwendungen“ gekennzeichnet werden, sollte das Finanzamt Bescheid wissen und es keine Probleme geben.

  

 

Können die Preisgelder auch mit anderen Förderprogrammen kombiniert werden?

Die Preisgelder können nicht mit anderen Förderprogrammen des Bundes kombiniert werden. Eine Kombination mit Förderprogrammen von Land, Kreis und/oder Kommune ist möglich, muss aber mit dem/der jeweiligen Land, Kreis oder Kommune abgestimmt werden.

 

nach oben

2. Der unverbindliche Kosten- und Finanzierungsplan

Was muss ich hier angeben?

Hier sollen die geplanten Kosten für Betrieb und Programm eingetragen werden, für die das Preisgeld des Spielstättenprogrammpreises zweckentsprechend genutzt werden soll. Es reicht hier vollkommen aus, wenn die Summe aus den geplanten Kosten für Programm und den geplanten Kosten für Betrieb den Wert des Preisgeldes erreicht.

 

 

Was bedeutet "zweckentsprechend"?

Die Preisgelder sind zweckgebunden für den Betrieb der ausgezeichneten Spielstätten bzw. die Fortführung des ausgezeichneten Livemusikprogramms zu verwenden. Sie sollen insbesondere dazu beitragen, die Bedingungen für die auftretenden Künstlerinnen und Künstler zu verbessern.

 

 

Sind die eingetragenen Werte verbindlich?

Diese Zahlen stellen Planwerte dar. Da sich an Ihrem Plan auch etwas ändern kann, sind die eingeplanten Kosten in Programm und Betrieb bis zu einer Schwankung von 20% untereinander deckungsfähig.

 

 

Was passiert, wenn sich meine geplanten Kosten über 20% ändern werden?

Wenn sich die geplanten Kosten in Programm und Betrieb über die Schwankungsgrenze von 20% ändern werden, muss dies im Vorhinein (also bevor die Kosten anfallen und von den Preisgeldern bezahlt werden) schriftlich angezeigt und von der Initiative Musik bestätigt werden.

 

 

Welche geplanten Kosten kann ich im Bereich Programm anrechnen?

Hier können Kosten wie Gagen, Gema, KSK, Hotel- und Reisekosten, Verpflegung (kein Alkohol), Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Website, Plakate, Social Media, Anzeigen, sonstige Werbung etc. eingerechnet werden.

 

 

Welche geplanten Kosten kann ich im Bereich Betrieb anrechnen?

Hier können Kosten, wie z.B. Investitionen, Miete, Strom, Kommunikationskosten, Transport, Gehälter, Umbauplanungen und -maßnahmen, Ausbauten, Lärmschutz, Technikequipment, Instrumente, Licht angerechnet werden.

 

 

Welche gewünschten Auszahlungstermine kann ich wählen?

Sie können zwischen den angegebenen Auszahlungsterminen wählen. Spätere oder zwischenmonatliche Auszahlungstermine sind leider nicht möglich. Sie können Ihr Preisgeld aber innerhalb der vorgegebenen Auszahlungstermine streuen, wie Sie möchten. Wir empfehlen die Preisgelder über mehrere Auszahlungen aufzuteilen und nicht das gesamte Preisgeld auf einmal auszahlen zu lassen.

 

 

Kann ich die Auszahlungstermine auch nach dem Einreichen dieses Formulars noch ändern?

Ja, die Auszahlungstermine können auch geändert werden. Wie dies funktioniert erfahren sie in der Frage „Wie kann ich Änderungen an die Initiative Musik übermitteln?“.

 

 

Müssen die abgerufenen Preisgelder in einer bestimmten Zeit ausgegeben werden?

Ja, Sie haben 8 Wochen Zeit die abgerufenen Preisgelder zur Begleichung von Rechnungen im Sinne des unverbindlichen Kosten- und Finanzierungsplans zu nutzen. Die Zeit läuft ab Eingang des Geldes auf Ihrem Konto. Es können auch Kosten angerechnet werden, die vor dem Tag des Zahlungseingangs bei Ihnen beglichen wurden. Hier wären Sie somit in Vorleistung gegangen.

 

 

Was ist noch bei der Nutzung der Preisgelder zu beachten?

Es können nur Kosten angerechnet werden, die innerhalb des Projektzeitraums liegen. Dieser beginnt mit der Übergabe der Urkunde (24. Oktober 2016) und endet am 31. Dezember 2017. Somit können Rechnungen, deren Leistungszeitraum im Vorfeld oder nach Ende des Projektzeitraums liegen, nicht anerkannt werden.

 

 

Wie kann ich Änderungen an die Initiative Musik übermitteln?

Änderungen können entweder per E-Mail, Fax oder per Post übermittelt werden. Am besten dazu die Seite „Unverbindlicher Kosten- und Finanzierungsplan“ mit den Änderungen versehen und uns zukommen lassen.

E-Mail-Adresse: sppp(at)initiative-musik(dot)de

Fax: +49 (0)30 – 531 475 45 - 9

Post: Initiative Musik gGmbH, Friedrichstraße 122, 10117 Berlin

 

nach oben

3. Sachbericht

Muss ein Sachbericht erstellt werden?

Ja, ein Sachbericht ist Teil des Endverwendungsnachweises, der am Ende des Projektzeitraums von jedem Preisträger abgegeben werden muss. Ohne Abgabe eines Sachberichts ist der Endverwendungsnachweis nicht vollständig und kann nicht anerkannt werden.

 

 

Welchen Umfang muss der Sachbericht haben?

Der Sachbericht muss eine DIN A4 Seite lang sein.

 

 

Welchen Inhalt soll der Sachbericht haben?

Aus diesem Sachbericht soll hervorgehen, wofür die Gelder in welcher Höhe ausgegeben wurden und inwieweit diese den Zweck erfüllt haben. Auch kann hier genannt werden, was sich abseits der Preisgelder durch den Spielstättenprogrammpreis für Sie getan hat (z. B. Presse, Akzeptanz in der Bevölkerung, politisches Interesse, Art und Anzahl der Sponsoren, Wertschätzung).

 

nach oben

4. Verwendungsnachweis (VN) - 1. Seite - Deckblatt

Warum muss diese Seite ausgefüllt werden?

Mit dieser Seite bestätigen Sie, die gesamten Preisgelder bekommen zu haben. Dies ist Bestandteil des Endverwendungsnachweises, der zum Ende des Projektzeitraums abgegeben werden muss.

 

 

Was muss ich auf dieser Seite ausfüllen?

Bitte tragen Sie in den oberen Zeilen den Namen Ihrer Spielstätte bzw. Ihrer Reihe sowie die Anschrift ein. Weiterhin müssen in der letzten Zeile bei Ausgezahlte Prämie die erhaltenen Preisgelder (Fördermittel) eingetragen werden.

  

nach oben

5. Verwendungsnachweis - Kosten (Kostenbelegliste)

Was muss in dieses Tabellenblatt eingetragen werden?

Lfd. Nr. (Spalte 1):

Dies bedeutet „laufende Nummer“. Tragen Sie bitte hier die laufenden Nummern Ihrer Belegkopien ein. Jeder Beleg wird von Ihnen mit einer laufende Nummer versehen, damit die Belege bei der Prüfung auch zugeordnet werden können.

 

Nr. der Belege (Spalte 2):

Tragen Sie hier bitte die Nummer der Belege ein, die Sie in Ihrer internen Abrechnung nutzen. Dies sichert eine fehlerfreie Zuordnung.

 

Tag der Zahlung (Spalte 3):

Der Tag der Zahlung ist für den Nachweis der Zahlung wichtig, da Sie Ihr Preisgeld innerhalb von 8 Wochen nach Erhalt auf Ihrem Konto zweckentsprechend für die Begleichung von Rechnungen genutzt haben müssen.

 

(Rechnungs-)Empfänger, Grund der Zahlung (Spalte 4):

Tragen Sie bitte hier den Empfänger und den Grund Ihrer Zahlung laut Rechnung/Beleg eindeutig ein. Bitte teilen Sie Ihre Zahlungen entsprechend nach Programm und Betrieb auf.

 

Soll (Spalte 5):

Diese Spalte errechnet sich automatisch aus Ihrem Angaben im Unverbindlichen Kosten- und Finanzierungsplan.

 

Ist – einzeln (Spalte 6)

Tragen Sie bitte hier Einzelkosten ein, falls der Gesamtwert der Kosten aus mehreren Einzelkosten besteht.

 

Ist – gesamt (Spalte 7)

Tragen Sie bitte hier die Gesamtkosten ein, falls der Wert von mehreren Einzelkosten besteht, die Sie in Spalte Ist - einzeln eingetragen haben. Besteht der Rechnungsbetrag nur aus einem Wert, tragen Sie diesen bitte hier ein.

 

Abweichungen (Spalte 8 und 9)

Diese müssen nicht editiert werden sondern errechnen sich automatisch. Sie zeigt die Abweichung der gesamten geplanten Kosten und tatsächlichen Kosten jeweils für die Bereiche Programm und Betrieb an.

 

Bemerkungen (Spalte 10)

Hier können individuelle Kommentare und Bemerkungen eingetragen werden. Die sind z.B. Begründung der Abweichungen, Erläuterungen zu den Einzelpositionen, teilweise Anrechnung von Belegen, Hinweise auf Schriftverkehr.

 

 

Müssen die abgerufenen Preisgelder in einer bestimmten Zeit ausgegeben werden?

Ja, Sie haben 8 Wochen Zeit die abgerufenen Preisgelder zur Begleichung von Rechnungen im Sinne des unverbindlichen Kosten- und Finanzierungsplans zu nutzen. Die Zeit läuft ab Eingang des Geldes auf Ihr Konto. Es können auch Kosten angerechnet werden, die vor dem Tag des Zahlungseingangs bei Ihnen beglichen wurden. Hier wären Sie somit in Vorleistung gegangen.

 

 

Was passiert, wenn die Gelder nicht innerhalb von 8 Wochen genutzt werden konnten?

Sollten die ausgezahlten Gelder nicht innerhalb von 8 Wochen nutzen können, müssen Sie dies der Initiative Musik melden. Die Gelder müssen dann an die Initiative Musik zurücküberwiesen werden und werden Ihnen zu einem neuen Auszahlungstermin wieder bereitgestellt.

 

 

Was ist noch bei der Nutzung der Preisgelder zu beachten?

Es können nur Kosten angerechnet werden, die innerhalb des Projektzeitraums liegen. Dieser beginnt mit der Übergabe der Urkunde (24. Oktober 2016) und endet am 31. Dezember 2017. Somit können Rechnungen, deren Leistungszeitraum im Vorfeld oder nach Ende des Projektzeitraums liegen, nicht anerkannt werden.

 

 

Was muss dem Endverwendungsnachweis beigelegt werden?

Der Endverwendungsnachweis muss mit allen Rechnungs- bzw. Belegkopien, die in dem Tabellenblatt Verwendungsnachwies – Kosten angegeben wurden, eingereicht werden. Es muss außerdem ersichtlich sein, wann die Zahlung vorgenommen wurde. Dies geschieht entweder mit Kopie des Barzahlungsbelegs (Quittung o. ä.) oder mit Kopie des Überweisungsbelegs.

 

 

Können auch Rechnungen mit anderen Rechnungsempfängern eingereicht werden?

Grundsätzlich erst einmal nein. Der Rechnungsempfänger muss immer der Antragsteller sein. In begründeten Fällen (Umzug des Antragstellers, Fusion mit anderen Unternehmen, u. ä.) können Ausnahmen genehmigt werden. Jedoch müssen diese vorher der Initiative Musik schriftlich angezeigt werden.

 

 

Müssen die Rechnungswerte inkl. oder exklusive der ausgewiesenen Umsatzsteuer eingetragen werden?

Wenn Sie laut § 15 UStG vorsteuerabzugsberechtigt sind, geben Sie bitte alle Werte exkl. der ausgewiesenen Umsatzsteuer an und setzen einen Haken bei "vorsteuerabzugsberechtigt". Wenn Sie nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, geben Sie bitte alle Werte inkl. der ausgewiesenen Umsatzsteuer an und setzen einen Haken bei „nicht vorsteuerabzugsberechtigt“.

 

 

Was für Belege müssen/können eingereicht werden?

Es können nur Rechnungen eingereicht werden, die an den Antragsteller gerichtet sind (in Ausnahmen auch andere, siehe Frage „Können auch Rechnungen mit anderen Rechnungsempfängern eingereicht werden?“) und den Formalitäten laut § 14 Abs. 4 UStG entsprechen. Bei Rechnungen unter 150 Euro brutto (Kleinbetragsrechnungen) reichen folgende Angaben: Name und Adresse des leistenden Unternehmens, Ausstellungsdatum, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Leistungen, Rechnungsbetrag und darauf angewandter Steuersatz. 

 

nach oben

6. Verwendungsnachweis Finanzierung

Was muss in diesem Tabellenblatt eingetragen werden?

Bitte tragen Sie hier in die Spalte Ist den Wert der Fördermittel (Preisgelder), den Sie erhalten haben und den Wert der Eigenmittel, den Sie genutzt haben. Alle weiteren Werte werden automatisch berechnet. Wichtig ist jedoch die Unterschrift am unteren Ende des Tabellenblattes. Ohne diese Unterschrift ist der Endverwendungsnachweis nicht gültig.

 

 

Was sind Eigenmittel?

Eigenmittel stellen Zahlungen über die Summe der Fördermittel (Preisgelder) hinaus dar. Beispiel: Sie haben 5.000€ Fördermittel erhalten, weisen jedoch Rechnungen im Wert von 5.200€ nach. Somit müssen bei Fördermittel 5.000€ und bei Eigenanteil 200€ angegeben werden.

 

nach oben

 
+