Allgemeine Vertragsbedingungen für die Förderung mit einer Fehlbedarfsfinanzierung 1
durch die Initiative Musik

Berlin, 4.11.2015

1. Durchführung

Die Projektträger gewährleisten die eigenständige Durchführung des Projekts. Ihnen obliegt dessen inhaltliche Strukturierung, Organisation, Durchführung und Abrechnung. Die Weitergabe von Mitteln der Initiative Musik an Dritte zur Eigenverwaltung – also zur selbständigen Verwaltung eines Budgets unabhängig von den Entscheidungen des Projektträgers – ist ihnen nicht gestattet.

2. Verwendung der Fördermittel

2.1. Die Initiative Musik gewährt den Projektträgern die Fördermittel als sog. Fehlbedarfsfinanzierung. Das bedeutet, dass die Förderung die Lücke schließt, die sich bei einer Aufrechnung von Einnahmen (Finanzierungsplan) und Ausgaben (Kostenplan) des geförderten Projekts ergibt. Der von den Projektträgern vorzulegende Finanzierungsplan muss die Gesamtfinanzierung des Projektes belegen.

 

2.2. Die Projektträger verpflichten sich, die Fördermittel wirtschaftlich und sparsam ausschließlich für die Zwecke des geförderten Projektes einzusetzen. Dazu zählt auch die Inanspruchnahme von Rabatten und Skonti. Grundsätzlich verpflichten sie sich, den verbindlichen Kostenplan nicht zu überschreiten. Anderenfalls haben sie dies mit der Initiative Musik vor Veranlassung planüberschreitender Kosten schriftlich abzustimmen. Mehrkosten sind von den Projektträgern zu übernehmen.

 

2.3. Haben die Projektträger während des Realisierungszeitraums zusätzliche Einnahmen (z.B. zusätzliche Eintrittsentgelte, nach Vertragsschluss hinzutretende Fördermittel), führen diese zu einer Verringerung des von der Initiative Musik übernommenen Förderbetrags um den zusätzlich eingenommenen Betrag (vlg. AnBest-P2 1.2). Dies gilt ebenso für zusätzlich eingeworbene Sponsorenleistungen, es sei denn, diese kommen zweckgebunden einem besonderen, in dem Kosten- und Finanzierungsplan bisher nicht vorgesehenen Aspekt des Projektes zugute. Maßgeblich ist grundsätzlich der Zeitpunkt des Entstehens der der Einnahme zugrundeliegenden Forderung. Auf den Zufluss der Einnahme kommt es nicht an.

 

2.4. Eigenmittel der Projektträger sind grundsätzlich vorrangig einzusetzen. Die benötigten Fördermittel können erst nach Zustandekommen des Fördervertrags abrufen werden. Ausgezahlt wird nachschüssig (z.B. im Programm Digitalisierung der Aufführungstechnik der Live-Musikspielstätten) oder zunächst 90% der bewilligten Mittel (z.B. bei der Künstler- und Infrastruktur). Dabei werden die letzten 10% des Förderbetrages nach Erhalt des Verwendungsnachweises (vgl. 5.2.) und Feststellung eines positiven Prüfergebnisses ausgezahlt (Einbehalt).

 

2.5. Werden die gewährten Beträge nicht zeitnah (siehe AnBest-P2 8.5) für das Projekt verwendet, sind sie unverzüglich zurückzuzahlen. Zeitnah bedeutet gemäß aktueller Fassung der AnBest-P* innerhalb von 6 Wochen nach Erhalt. Erfolg in derartigen Fällen keine unverzügliche Rückzahlung, ist die Initiative Musik gehalten, für die Zeit von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung Zinsen in Höhe von jährlich fünf Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz zu verlangen. Entsprechendes gilt, soweit die Beträge der Initiative Musik in Anspruch genommen werden, obwohl andere Mittel anteilig oder vorrangig einzusetzen gewesen wären. Die Frist beginnt mit der Auszahlung. Auszahlungstag ist der dritte Tag nach Aufgabe des Zahlungsauftrags an das Geldinstitut.

 

2.6. Sollten die Projektträger im Zusammenhang mit der Durchführung des Projektes gem. § 15 Umsatzsteuergesetz zum Vorsteuerabzug berechtigt sein, sind alle im Kosten- und Finanzierungsplan angegebenen Kosten- und Einnahmepositionen ausschließlich netto anzusetzen: Der Kosten- und Finanzierungsplan ist dann ein Netto-Budget und wird entsprechend gekennzeichnet.

3. Öffentlichkeitsarbeit

3.1. Für die Öffentlichkeitsarbeit des Projekts sind ausschließlich die Projektträger zuständig.

 

3.2. Verstoßen Projektträger gegen nachfolgende Regelungen, kann die Initiative Musik den Umfang der Förderung angemessen verringern.

 

3.2.1. Die Projektträger haben dafür Sorge zu tragen, dass die Logo-Richtlinie der Initiative Musik eingehalten wird. Alle projektbezogenen Medien (z.B. Ton- und Bildtonträger, Plakate, Bücher, Filmprodukte, Einladungs-karten, Internet-Auftritte, Pressemitteilungen; Presseeinladungen, Programme) sind nach Abstimmung mit Logo und Förderhinweis zu versehen. Dies betrifft auch in ihrem Auftrag durch Dritte hergestellte Medien. Der verbindliche Förderhinweis lautet:

 

„Gefördert durch die Initiative Musik gemeinnützige Projektgesellschaft mbH mit Projektmitteln der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien“.


Detaillierte Hinweise dazu, die englische Variante sowie das Logo in unterschiedlichen Formaten sind in der Logo-Richtlinie der Initiative Musik aufgeführt. Diese sind im Internet unter www.initiative-musik.de/logorichtlinie.html abrufbar und der Förderfibel beigefügt.


3.2.2. Die Projektträger sind verpflichtet vor jeder Herstellung bzw. Veröffent-lichung von Pressemitteilungen, Einladungen und sonstigen projekt-bezogenen Verlautbarungen, bei der Initiative Musik eine Freigabe für die Gestaltung, Größe und Platzierung des Logos und Förderhinweises einzuholen. Die jeweiligen Entwürfe haben sie der Initiative Musik mindestens drei Werktage vor Drucklegung oder anderweitiger Veröffentlichung vorzulegen. Dies gilt auch und insbesondere für alle Medien, in denen die Initiative Musik gem. 3.2.1. durch die Projektträger oder in ihrem Auftrag durch Dritte abgebildet wird.


3.2.3. Die Initiative Musik betreibt Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen ihres Auftrages. Insoweit räumen die Projektträger ihr die ihnen zustehenden Nutzungs- und Verwertungsrechte aus dem Antrag an Text-, Bild- und Tonmaterial kostenfrei ein. Sie stellen der Initiative Musik für die Öffentlichkeitsarbeit Belegexemplare (Print-, Ton- und Bildmaterialien) in angemessenem Umfang kostenfrei zur Verfügung.

4. Anzeigepflichten

4.1. Sofern den Projektträgern wesentliche Änderungen der Grundlagen, Bedingungen und Erfolgsaussichten des Förderprojekts bekannt werden, sind sie verpflichtet, diese der Initiative Musik unverzüglich nach Kenntniserlangung schriftlich mitzuteilen. Sie haben die Initiative Musik insbesondere unverzüglich zu informieren, sofern ihnen nach Abschluss des Vertrages für das Projekt durch Dritte (insbesondere öffentliche Stellen) weitere Mittel gewährt werden. Hierzu sind die Projektträger jederzeit und auch noch nach Übersendung des Verwendungs-nachweises verpflichtet.  Die Anzeigepflicht gilt insbesondere für die Beantragung oder Eröffnung eines Insolvenzverfahrens über das Vermögen des/eines Projektträgers, eine Besetzungsänderung einer geförderten Musikgruppe oder bei Wechsel der beteiligten Projektträger.


4.2. Die Projektträger dürfen Mehr- und Minderausgaben in einzelnen Posi-tionen des Finanzierungsplans gegeneinander ausgleichen. Sie haben die Initiative Musik unverzüglich nach Kenntnisnahme eines Änderungs-bedarfs und in jedem Fall vor Veranlassung der Kostenänderung zu in-formieren. Beabsichtigen sie Änderungen des vorgelegten Plans, die bei Hauptansätzen3 zu einer Abweichung von mehr als 20% führen, bedür-fen diese der vorherigen schriftlichen Zustimmung der Initiative Musik.


4.3. Die Projektträger benachrichtigen die Initiative Musik unverzüglich, wenn für sie erkennbar wird, dass die Fördermittel nicht innerhalb der aufgeführten Fristen (vgl. 2.4. und 2.5) eingesetzt werden.

5. Verwendungsnachweis

5.1. Nachweis und Dokumentation

 

5.1.1.  Die Projektträger sind verpflichtet, nach Abschluss des Projektes der Initiative Musik eine schriftliche Dokumentation vorzulegen. Sie hat zu enthalten:

  • eine Beschreibung des Projektes,
  • einen Bericht über den wirtschaftlichen und strategischen Erfolg/Misserfolg,
  • einen Medienspiegel,
  • eine eigene Bewertung des Projekterfolgs/-misserfolgs.

Die Informationen werden von der Initiative Musik ausschließlich zur internen Dokumentation verwandt. Entsprechend 4.1. der Vertrags-bedingungen dürfen mit den Projektträgern abgestimmte Berichtsteile auch für die Öffentlichkeitsarbeit der Initiative Musik eingesetzt werden.


5.1.2. Die Projektträger sind verpflichtet, alle für den Nachweis von Einnahmen und Ausgaben relevanten Verträge, Belege und sonstigen Unterlagen im Original aufzubewahren und diese für einen Zeitraum von fünf Jahren nach Vorlage des Verwendungsnachweises zu archivieren. Die Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben enthalten, insbesondere den Empfänger, Grund und Tag von Zahlungen, Zeitraum der Leistungserbringung. Mündliche das Projekt betreffende Absprachen der Projektträger mit Dritten ersetzen Verwendungsnachweise nur, sofern sie schriftlich fixiert wurden. Personalkosten als Eigenleistung können nur angerechnet werden, wenn hierzu ein detaillierter Stundenzettel vorgelegt wird.


5.1.3. Die Projektträger sind verpflichtet, die von ihnen unter Verwendung der Fördermittel erworbenen Gegenstände ausschließlich für die Zwecke des Projekts zu verwenden. Die ggfs in Ausnahmefällen mit Hilfe der Fördermittel erworbenen oder hergestellten Gegenstände mit einem Anschaffungs- oder Herstellungswert von mehr als 410,00 EUR werden die Projektträger sachgerecht inventarisieren. Soweit die erworbenen Gegenstände nach Ende des Vertrages für die vertragsgemäßen Zwecke nicht mehr benötigt werden, was spätestens ein Jahr nach Vertragsende unterstellt wird, ist von der Initiative Musik eine Entscheidung zur weiteren Verwendung einzuholen. Dabei sind Zustand und geschätzter Restwert der fraglichen Gegenstände sowie ein Vorschlag zur weiteren Verwendung mitzuteilen. Die Initiative Musik kann sich das Eigentum an den Gegenständen unentgeltlich ganz oder teilweise übertragen lassen.


5.1.4.  Bei einer Produktionsförderung im Rahmen des Künstlerförderungspro-gramms sind der Initiative Musik mindestens fünf Belegexemplare der Produktion (CD/DVD/LP) zur Verfügung zu stellen. Kopien von Berichterstattungen sollen als Pressebelege beigefügt werden (in der Regel mind. 2 Exemplare).

 


5.2. Der zahlenmäßige Nachweis


5.2.1. Die Projektträger sind verpflichtet, alle Ausgaben für das Projekt sowie seine Einnahmen in angemessener Weise unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu dokumentieren; wenn möglich unter Verwendung eines üblichen EDV-Abrechnungssystems.

 

5.2.2. Der Projektträger sind verpflichtet, die Verwendung der gewährten Mittel innerhalb von drei Monaten nach Ende des Förderzeitraumes gegenüber der Initiative Musik gemäß den Vorgaben in Ziff. 5.1. nachzuweisen. Dieser Verwendungsnachweis hat aus einer Aufstellung des Mittelflusses (Excel Tabelle) unter Beifügung der Originalbelege zu bestehen. Dazu gehören:

  • Aufstellung der geplanten und tatsächlichen Ausgaben,
  • Begründung von Abweichungen,
  • Aufstellung  tatsächliche Einnahmen sowie Eigenmittel,
  • einem ausführlichen Abschlussbericht (vgl. 5.1.) unter Beifügung aller relevanten Unterlagen des Projekts (Belegexemplare etc.),
  • das Formblatt „Erklärung zum Projektabschluss“ und
  • bei Tourförderung zusätzlich das Formblatt „Konzert-/Tourbestätigung“ zur Bestätigung der gespielten Konzerte.

 

5.2.3. Die Initiative Musik hat das Recht, die Vorlage von Originalbelegen über die Einzelzahlungen (Einnahme– und Ausgabebelege) sowie aller sonst mit der Förderung zusammenhängenden Unterlagen zu verlangen. Die Projektträger haben ihr zu diesem Zweck Einsichtnahme in alle das Projekt betreffenden Unterlagen zu gewähren; dieses Recht gewähren die Projektträger ebenfalls dem Bundesrechnungshof, der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien bzw. von diesen beauftragten Dritten.


5.2.4. Die Auszahlung des Einbehaltes in Höhe von 10% der Fördersumme (vgl. 2.4.) erfolgt erst nach Vorlage des Verwendungsnachweises sowie nach der Mitteilung des Ergebnisses der Abschlussprüfung seitens der Initiative Musik.

 

5.2.5. Alle Projektträger haften gesamtschuldnerisch für die antrags- und projektbezogene Verwendung der Fördermittel sowie die Erfüllung der Vereinbarungen dieses Vertrages.

6. Laufzeit, Rücktritt

6.1. Die ordentliche Kündigung des Fördervertrages ist ausgeschlossen. Die Initiative Musik erklärt dessen Beendigung durch Übersendung eines Abschlussschreibens. Dies erfolgt nach positivem Prüfergebnis und Auszahlung/Verrechnung des Einbehaltes bzw. nach Eingang zurückgeforderter Mittel.

 

6.2. Die Initiative Musik ist zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt, wenn sich herausstellt, dass wesentliche Teile des Projektes nicht innerhalb des vorgelegten Zeitplanes realisiert werden können. Sie ist ferner zum Rücktritt berechtigt, wenn ein Projektträger seine Vertragspflichten schwerwiegend verletzt und diesen Verstoß trotz Fristsetzung nicht innerhalb von vier Wochen heilt.

 

6.3. Abmahnung und Fristsetzung sind für den Rücktritt entbehrlich sofern sich herausstellt, dass der Abschluss des Vertrages aufgrund von Angaben der Projektträger zustande gekommen ist, die in wesentlichen Teilen unrichtig oder unvollständig waren.


6.4. Ruht die Projektarbeit länger als ein halbes Jahr oder verstreicht zwischen Bewilligung und Vertragsschluss mehr als ein halbes Jahr, ist die Initiative Musik nach erfolgloser Fristsetzung zum Rücktritt berechtigt.

7. Rücktrittsfolgen

7.1.  Übt die Initiative Musik ihr Rücktrittsrecht aus, gelten die Regelungen über den Verwendungsnachweis (siehe Abs.5) entsprechend. Projektträger sind zur unverzüglichen Rückzahlung aller ihnen gewährten und noch nicht antragsgemäß für die Zwecke des Projektes verbrauchten Mittel verpflichtet.


7.2.  Tritt die Initiative Musik gemäß Ziff. 6.2. vom Vertrag zurück, sind die Projektträger darüber hinaus verpflichtet, sämtliche ihnen gewährten Fördermittel nebst Verzinsung in Höhe von fünf Prozent über dem jeweiligen Basiszinssatz an die Initiative Musik zurückzuzahlen.


7.3.  Die Projektträger kommen mit der Rückzahlung nach Ablauf von vier Wochen nach Zugang einer schriftlichen Rücktrittserklärung der Initiative Musik in Verzug.

8. Nebenpflichten

8.1. Die Projektträger haben bei der Beantragung und der Verwendung von Mitteln für Reisekosten (insbesondere Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungskosten) die Höchstsätze und die inhaltlichen Abrechnungs-vorgaben des Bundesreisekostengesetzes zu beachten. Bei Auslandsreisen gelten die Vorschriften der Auslandsreisekosten-Verordnung entsprechend. Darüberhinausgehende Mittel werden nicht gewährt.


8.2. Die Projektträger sind nicht berechtigt, Forderungen aus dem Fördervertrag an Dritte abzutreten oder zu verpfänden.


8.3. Abgaben und Steuern der Projektträger und ihrer Mitarbeiter sowie von ihnen beauftragter weiterer Personen schulden sie bzw. diese ausschließlich persönlich und haben sie selbst zu entrichten. Die Projektträger sind für die Einhaltung aller arbeitsrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und steuerrechtlichen Bestimmungen persönlich zuständig und verantwortlich.


8.5. Die Vertragsparteien sind zur Verschwiegenheit über alle Informationen verpflichtet, die sie im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages voneinander erlangen, soweit diese nicht ohnehin öffentlich zugänglich sind. Dies gilt insbesondere hinsichtlich der Vergütung von Mitarbeitern und Auftragnehmern der Projektträger. Die Verschwiegen-heitspflicht besteht auch nach Beendigung dieses Vertrages fort. Die Initiative Musik ist aber berechtigt, Projektgegenstand und Höhe ihrer Zahlungen Dritten bekannt zu geben, soweit dies der Darstellung ihrer Tätigkeit in der Öffentlichkeit dient.


8.6. Die Initiative Musik ist berechtigt, die für die Vertragserfüllung relevanten Daten der Projektträger (z.B. Namen und persönliche Daten der Mitarbeiter sowie der geförderten Künstler, Vertragsdatum, Datum und Betrag geleisteter Zahlungen) zu ausschließlich internen Erfassungs- und Dokumentationszwecken zu speichern. Sie wird diese Daten gesichert und vertraulich behandeln und diese nicht an Dritte weitergeben, es sei denn, dass dies zur Erfüllung der Rechenschaftspflichten der Initiative Musik gegenüber ihren Zuwendungsgebern oder zur sonstigen eigenen Rechnungsprüfung unerlässlich ist.

9. Zusätzliche Förderung durch Dritte

Erhalten Projektträger neben der Förderung durch die Initiative Musik weitere Mittel aus öffentlichen Haushalten, gelten folgende besondere Regeln:


9.1. Sofern die öffentliche Förderung - oder bei Finanzierung durch mehrere Stellen der Gesamtbetrag der Fördermittel - 100.000 EUR (einhundertausend Euro) überschreitet und / oder das Projekt zu mehr als 50% aus öffentlichen Mitteln finanziert wird, ist der Projektträger verpflichtet, die Vergabe von Aufträgen entsprechend dem für den Schätzwert einschlägigen Verfahren durchzuführen (vgl. AnBest-P 3.1).


9.2. Werden Projekte zu mehr als 50% aus öffentlichen Mitteln finanziert, gilt das Besserstellungsverbot (vgl. AnBest-P).

10. Ergänzende Regelungen

10.1. Mündliche Nebenabreden sind nicht geschlossen. Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform, ebenso die Abbedingung des Schriftformerfordernisses. Sind oder werden Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam, treffen die Vertragsparteien diejenige zulässige Regelung, die den wirtschaftlichen Zielen der beanstandeten Regelung am nächsten kommt. Dies gilt ebenso für Lücken des Vertrages.

 

10.2. Über die Verwendung, Abrechnung und Rückzahlung von Fördermitteln gelten grundsätzlich die Allgemeinen Nebenbestimmungen über Projektförderung (AnBest-P) sowie die Bundeshaushaltsordnung, soweit deren Regelungen auf das Vertragsverhältnis anwendbar sind. Die Nebenbestimmungen sind Bestandteil dieser Vertragsbedingungen, soweit hier nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist.

 

10.3. Der Fördervertrag unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand ist Berlin.

Fußnoten

1 Künstler- , Infrastruktur- und Digitalisierungs- und technische Erneuerungs- und Sanierungsbedarfanträge werden auf dem Wege der Fehlbedarfsfinanzierung gefördert; die Kurztourförderung und Spielstättenprogrammpreis APPLAUS auf dem Wege der Festbetragsfinanzierung.

 

2 AnBest-P = Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung im Sinne des §36 des Verwaltungsverfahrensgesetzes

 

3 Summe einzelner Kostenansätze z.B. Produktion: Studiokosten, Presskosten, GEMA und Artwork fürs Album.

 
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